Конференцияларды ұйымдастыру
Алаң, тіркеу, сахна мен экрандар, баяндамашылармен жұмыс және қатысушылардың тамағы — конференция күнінің бәріне бір команда жауап береді. Сіз мазмұнмен және қонақтармен айналысасыз.
Алматыда конференция ұйымдастыру біз үшін залдан емес, бағдарлама мен қатысушылардан басталады. Қанша ағын болады, баяндамашылар кім, жұмыс қай тілде жүреді, трансляция керек пе — алаң, техника және смета осы жауаптарға байланысты.
Конференция — біз басқа іскерлік іс-шаралармен қатар дайындайтын форматтардың бірі: форум мен семинарларды ұйымдастыру, салтанатты кешкі ас пен марапаттау рәсімі. Оларды жиі біріктіреді: күндіз сессиялар, кешке қатысушыларға қабылдау.
Қандай конференцияларды қолға аламыз
- Салалық және серіктестік (бизнес конференция) — компанияның клиенттері, дилерлері, серіктестері үшін.
- Ішкі — қызметкерлердің жылдық жиыны, өңірлік желіге арналған конференциялар, стратегиялық сессиялар.
- Халықаралық — шетелдік баяндамашылармен, ілеспе аудармамен және қонақтар логистикасымен.
- Ғылыми және білім беру — ЖОО, қауымдастықтар, үкіметтік емес ұйымдар үшін.
Бір негізгі көрсету сәті бар өнім таныстырылымы немесе ашылу салтанаты керек болса, бұл басқа формат — сілтеме «Ұқсас қызметтер» блогында.
Конференцияны толық ұйымдастыру: не кіреді
Алаң. Қатысушылар саны мен форматқа қарай конференц-зал немесе қонақүй таңдаймыз: пленарлық зал, секцияларға арналған залдар, кофе-брейк аймағы, көрме аймағы. Конференц-зал жалдау сметаға кіреді, залды бөлек іздеудің қажеті жоқ.
Қатысушыларды тіркеу. Онлайн-форма және тізімдер, еске салу хаттары, бейдждер, кіреберістегі тіркеу үстелдері, баяндамашылар мен VIP-қонақтарға бөлек үстел.
Конференцияны техникалық сүйемелдеу. Сахна, дыбыс, жарық, экрандар, слайдтар жүктелген ноутбук пен баяндамашыға пульт, залдан сұрақ қоюға микрофондар — техникалық продакшнді өз мамандарымыз жасайды. Ілеспе (синхронды) аударманы, трансляция мен жазбаны да ұйымдастырамыз, ал үйлестірушіміз іс-шараға дейін техникалық дайындық (репетиция) өткізеді.
Баяндамашылар. Слайдтарды белгіленген мерзімде жинау, сахнаға шығар алдында брифинг, сөз сөйлеудің уақыт кестесі, шақырылған баяндамашылардың көлігі мен орналасуы. Бағдарлама мен баяндамашылар құрамын Сіз анықтайсыз.
Тамақ. Қатысушыларға кофе-брейк, түскі ас, фуршет немесе кешкі ас.
Навигация және брендтеу. Көрсеткіштер, экрандағы бағдарлама, пресс-волл, брендбук бойынша баннерлер — қазақ, орыс және қажет болса ағылшын тілдерінде.
Есеп. Сессиялардың жазбасы, сондай-ақ фото мен бейне — конференциядан 3 күн өткен соң.
Конференцияға дайындық қалай өтеді
- Бағдарлама бойынша бриф: ағындар, тілдер, қатысушылар саны, аударма мен трансляция керек пе.
- Брондау: смета бекітілгеннен кейін алаңда күнді брондап, аударма мен техниканы жоспарлаймыз.
- Тіркеу және баяндамашылар: форма мен хат тарату, слайдтарды жинау, сессиялардың уақыт кестесі.
- Техникалық дайындық алдыңғы күні немесе таңертең.
- Конференция күні: үйлестірушілер тіркеуде, залдарда және сахна артында, әр сессияны техникалық бақылау.
Алматыда конференция өткізу: баға неге байланысты
Бағаға қатысушылар мен залдар саны, ұзақтығы, алаң, техника көлемі, ілеспе аударма мен трансляция, тамақ әсер етеді. Халықаралық конференция ең алдымен аударма мен баяндамашылар логистикасы есебінен қымбатырақ.
Бағасы — WhatsApp арқылы сұраңыз, агенттік жұмысы — сметаның 10%-ы. Баптар бойынша алдын ала сметаны брифтен кейін бірнеше сағат ішінде жібереміз — бағдарламаға нұқсан келтірмей қай жерден үнемдеуге болатын нұсқалармен.
Тек техникалық сүйемелдеуге немесе тіркеуге тапсырыс беруге бола ма? Жауапты көрсету
Иә, жеке блоктарды алуға болады: техникалық сүйемелдеу, қатысушыларды тіркеу немесе конференция күні үйлестіру.
Кофе-брейк пен түскі ас — алаң арқылы ма, әлде бөлек кейтеринг пе? Жауапты көрсету
Алаңға қарай шешеміз: қонақүйлерде әдетте өз асханасы бар, лофттар мен конференц-орталықтарда жоқ. Нұсқаларды бағасы мен форматы бойынша салыстырып, таңдалғанын жалпы сметаға енгіземіз.
Онлайн қатысушылары бар гибридті конференция өткізуге бола ма? Жауапты көрсету
Иә. Сіздің платформаңызға немесе YouTube-қа трансляция, онлайн сұрақтарды модераторға жеткізу, сессияларды жазу. Байланысқа қойылатын талаптарды алаңда алдын ала тексереміз.
Конференция қай тілдерде өте алады? Жауапты көрсету
Қазақ, орыс, ағылшын тілдерінде. Ілеспе аударманы кабиналары мен жабдығымен бірге ұйымдастырамыз, навигация мен экрандарды керекті тілдерде жасаймыз.
Конференцияңызды талқылайық
Күнін, қатысушылар санын және техника мен аудармадан не керек екенін жазыңыз. Нақтылайтын сұрақтар қойып, алдын ала смета жібереміз.