Деловые мероприятия под ключ
Конференции, презентации, приёмы для партнёров и церемонии награждения — с одной ответственной командой и сметой по статьям. Звук, свет и работу на площадке ведут наши специалисты.
Организация деловых мероприятий в Алматы — это работа на репутацию заказчика. Гости — клиенты, партнёры, представители госорганов и прессы, и каждый сбой на регистрации или в звуке видят все. Поэтому мы начинаем с тайминга, списков и сценария, а декор добавляем после.
Мы берём на себя бизнес-мероприятия от брифа до отчёта: площадку, программу, технику, регистрацию, кейтеринг, брендирование и работу на площадке. Вы согласуете ключевые решения и выступаете перед гостями. Если вы ищете MICE-агентство, мы закрываем часть «встречи, конференции, события».
Какие деловые и PR-мероприятия мы организуем
-
Конференции под ключ в Алматы
Отраслевые, партнёрские и внутренние конференции: площадка, регистрация участников, сцена и экраны, работа со спикерами, питание, синхронный перевод и трансляция.
-
Презентации продукта и торжественные открытия
Запуск продукта или бренда, презентация жилого комплекса, открытие магазина, ресторана или офиса. Сценарий строим вокруг момента показа.
-
Форум
Несколько потоков, пленарная сессия, выставочная зона, VIP-гости. Главное здесь — навигация, тайминг залов и работа с протоколом.
-
Gala dinner и приём для партнёров
Торжественный ужин для клиентов и партнёров: рассадка по протоколу, выступления, программа, которая не мешает разговорам. Организация гала-ужина часто завершает конференцию или форум.
-
Церемония награждения
Отраслевая премия, награждение партнёров или лучших дилеров: номинации, сценарий выхода на сцену, дипломы и статуэтки по брендбуку, фото для прессы.
-
Выездной семинар и стратегическая сессия
Работа руководства или команды за городом: зал, модератор при необходимости, питание, проживание, трансфер. Вечером можно добавить отдых или командную программу.
-
Бизнес-завтрак и пресс-конференция
Короткие форматы с жёстким таймингом: регистрация, аккредитация прессы, звук, запись.
Что входит в организацию бизнес-мероприятия
- бриф: цели, аудитория, KPI мероприятия, согласующие;
- концепция, программа и сценарий, тайминг по минутам;
- подбор и бронирование площадки;
- регистрация участников: форма, списки, бейджи, стойки на входе;
- сцена, звук, свет, экраны, синхронный перевод, трансляция и запись;
- работа со спикерами: брифинг, презентации, трансфер, гримёрная;
- кофе-брейки, обеды, фуршет;
- брендирование и навигация по брендбуку: пресс-волл, баннеры, экраны, указатели;
- ведущий или модератор на казахском, русском, английском;
- фото, видео, быстрые фото для соцсетей в день события;
- координаторы на площадке;
- отчёт и закрывающие документы.
Как мы работаем с маркетингом, PR и административной службой
Протокол и VIP. Схема площадки и потоков гостей, работа с охраной, отдельный вход и сопровождение для VIP, рассадка по протоколу. План на случай сбоя: отключение света, опоздание спикера, перенос сессии.
Брендбук и согласования. Все макеты — по вашему фирменному стилю. Согласуем с маркетингом и PR до печати, сроки согласований закладываем в график. За весь проект отвечает один координатор.
Два языка. Навигация, экраны, раздаточные материалы и ведущий — на казахском и русском, при необходимости с английским.
Материалы после события. Фото и видео передаём через 3 дня — для внутреннего отчёта и публикаций.
Этапы подготовки
- Знакомство и бриф: цели, аудитория, дата, число участников, бюджет, согласующие.
- Предварительная смета и варианты площадок — в течение пары часов после разговора.
- Договор и предоплата, бронирование площадки и подготовка команды.
- Концепция, программа и утверждение сметы.
- Подготовка: спикеры, регистрация, макеты, техника, кейтеринг.
- Техническая репетиция на площадке накануне или утром в день события.
- Проведение — координаторы на регистрации, в зале и за сценой.
- Отчёт и передача материалов, закрывающие документы.
Сколько стоит организация делового мероприятия
Цена зависит от формата и длительности, числа участников, площадки и технического оснащения. Синхронный перевод, трансляция и многозальные форматы — отдельные статьи сметы.
Стоимость — по запросу в WhatsApp, работа агентства — 10% от сметы. Смету по статьям присылаем после брифа, чтобы вы могли сравнить варианты и согласовать бюджет внутри компании.
Можно заказать только часть работ? Показать ответ
Да: регистрацию участников, кейтеринг, брендирование или координацию в день события. Смету считаем только на выбранные блоки.
Вы организуете синхронный перевод и онлайн-трансляцию? Показать ответ
Да, берём на себя весь блок: кабины и оборудование, переводчиков, вывод на платформу заказчика и запись. Требования к переводу и трансляции фиксируем в брифе, а связь и звук проверяем на площадке до начала.
Работаете с компаниями с госучастием? Показать ответ
Да, работаем по договору. Если закупка идёт по внутренним правилам вашей организации, пришлите требования на этапе брифа. Выставляем счёт, после события передаём акт выполненных работ и ЭСФ.
Можно ли провести мероприятие на казахском и русском? Показать ответ
Да: ведущий или модератор на двух языках, синхронный перевод, навигация и экраны на двух языках.
Чем деловое мероприятие отличается от корпоратива? Показать ответ
Деловое мероприятие проводят для клиентов, партнёров и прессы: здесь важны репутация, протокол и деловая программа. Если событие только для своей команды, это корпоратив — ссылка в блоке «Похожие услуги».
Расскажите о вашем мероприятии
Напишите формат, дату и число участников. Зададим уточняющие вопросы и пришлём предварительную смету. Все контакты агентства в Алматы — на отдельной странице.